如果問員工，你最煩什么？他十有八九會(huì)說：開會(huì)！但是開會(huì)又是管理中不得不進(jìn)行的一種管理方式，因?yàn)橹挥虚_會(huì)才能布置工作任務(wù)、傳達(dá)企業(yè)精神，解決管理問題。

因此，如何高效開會(huì)，讓員工不煩，成為管理中的“頭等大事”。

開會(huì)的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率地開展，但實(shí)際上會(huì)議繁雜而無效是很多員工經(jīng)常抱怨的話題。如何有效地提高開會(huì)質(zhì)量呢?高效的會(huì)議會(huì)短時(shí)間內(nèi)達(dá)到交流信息、解決問題和作出決策的目的，而失敗的會(huì)議只會(huì)成為例行公事，成為領(lǐng)導(dǎo)和員工的負(fù)擔(dān)，如何高效開會(huì)呢？

確定開會(huì)的必要性

如果會(huì)議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動(dòng)干戈組織開會(huì)。如果是決策性會(huì)議，要首先權(quán)衡開會(huì)需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會(huì)的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會(huì)”，堅(jiān)決不開“老鼠會(huì)議”。

充分做會(huì)前準(zhǔn)備

很多公司在開會(huì)的時(shí)候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會(huì)，9：30會(huì)議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里？主要是會(huì)議資料不應(yīng)該在會(huì)場閱讀，而應(yīng)該在開會(huì)前發(fā)放并閱讀，一到會(huì)場就直接討論和表決，開會(huì)就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會(huì)議流程，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，初步估算開會(huì)將持續(xù)的時(shí)間，并將會(huì)議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的工作。提前將與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時(shí)間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會(huì)議效果。

靈活掌握會(huì)議進(jìn)程

會(huì)議主持人是會(huì)議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議主持人要掌握會(huì)議的進(jìn)程，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會(huì)議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時(shí)整頓會(huì)議秩序，將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會(huì)議的本質(zhì)，即會(huì)議就是為了解決問題而開。

有的酒店專門在會(huì)議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí)，把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會(huì)離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會(huì)議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。

另外，為了開會(huì)不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點(diǎn)：

主講人條理清楚，層次分明。會(huì)議的幾個(gè)議題要清晰，層次要分明，不能混淆。

掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會(huì)影響聽會(huì)人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。

適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會(huì)場的氣氛。

如非必要，就不要準(zhǔn)備會(huì)議材料，只列議題即可。會(huì)議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會(huì)對參加會(huì)議的人造成一種依賴心理。

選擇恰當(dāng)時(shí)間

首先，會(huì)議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間，應(yīng)該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，避免了員工沒有心思參會(huì)的問題。其次，會(huì)議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，否則會(huì)讓員工產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對會(huì)議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時(shí)員，在會(huì)議的每個(gè)階段計(jì)時(shí)員會(huì)依照會(huì)議通知規(guī)定的每人報(bào)告時(shí)間，提出警告，以免會(huì)議延遲。

確定發(fā)言順序

如果會(huì)議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會(huì)場，進(jìn)行發(fā)言；然后他們退場，再由職位高的員工進(jìn)入會(huì)場發(fā)言，以此類推。這樣，員工發(fā)言時(shí)就不會(huì)因?yàn)轭櫦深I(lǐng)導(dǎo)在場而不能暢所欲言了。

抓好落實(shí)

開會(huì)的時(shí)候會(huì)有一個(gè)好笑的現(xiàn)象，“各位，我們的會(huì)議到這里結(jié)束”，門一打開，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎？因?yàn)檫@個(gè)會(huì)不是我負(fù)責(zé)的。因此，必須在門打開以前要宣布會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行人、追蹤人。

只開會(huì)，不落實(shí)，會(huì)讓會(huì)議變得失去意義，這同樣是開會(huì)效率不高的體現(xiàn)。會(huì)議結(jié)束后，要有指定的人負(fù)責(zé)整理會(huì)議的最終結(jié)論，由領(lǐng)導(dǎo)簽批后，通知部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)落實(shí)，要明確責(zé)任，規(guī)定期限，限定好執(zhí)行時(shí)間和匯報(bào)總結(jié)的時(shí)間，并指定人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查決策的落實(shí)情況。

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欣悅酒家開會(huì)流程10步

1．確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、主題、目標(biāo)、主持人、會(huì)議準(zhǔn)備人員

2．通知與會(huì)人員，事先就會(huì)議的主題、目標(biāo)進(jìn)行溝通

3．準(zhǔn)備會(huì)議室、投影儀、白板、筆記本電腦

4．打印會(huì)議資料，發(fā)放下去

5．會(huì)議的變更及時(shí)通知相關(guān)人員（時(shí)間、地點(diǎn)等）

6．會(huì)議要簽到

7. 會(huì)議中控制進(jìn)度

8. 記錄會(huì)議決議

9. 跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行　

10．總結(jié)會(huì)議的得失，改進(jìn)會(huì)議的流程，定期對管理人員進(jìn)行開會(huì)培訓(xùn)，確保開會(huì)不拖沓冗長。